TRƯỜNG ĐẠI HỌC SAO ĐỎ - CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHẤT LƯỢNG TOÀN DIỆN - HỢP TÁC SÂU RỘNG - PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG
Chủ nhật - 04/06/2017 22:06
Cách học Excel hiệu quả
Excel là một phần mềm nhỏ của Microsoft office, xử lý bảng tính trên môi trường windows và thường áp dụng trong hầu hết công việc hàng ngày của con người trong mọi lĩnh vực. Việc học Excel rất đơn giản, tuy nhiên, chưa hẳn tất cả người học đều biết học Excel để có kết quả tốt trong thi cử hay công việc thực tế. Trong phạm vi bài viết này, tôi xin đưa ra một số nội dung trao đổi đã sưu tầm, cộng với kinh nghiệm bản thân và tổng hợp lại, hy vọng ít nhiều giúp các bạn có thể học, ôn, làm việc tốt hơn với Excel.
1. Rèn luyện tính kiên trì
Có một thực tế là khi gặp một yêu cầu, nhiều bạn chỉ đọc lướt qua và đã hỏi ngay người khác về cách làm, thậm chí chỉ xem họ làm thế nào thì mình làm lại, và bạn tự coi là đã hoàn thành yêu cầu. Bạn mà làm vậy thì chưa đúng!
Excel thực ra không khó nhưng nó cũng không đơn giản chỉ là vận dụng cho một hàm mà nó còn kết hợp rất rất nhiều hàm thì mới ra được một hàm và cho ra một kết quả chính xác nhất, nhanh nhất và tối ưu nhất. Nếu gặp phải một yêu cầu nào đó, bạn nên tự mình suy nghĩ, kiên trì để tìm ra cách giải quyết trước khi cần người khác cứu trợ. Kiên trì không chỉ riêng mỗi khi học Excel mà ở các công việc khác cũng vậy, chưa kể bạn không chỉ học để đối phó với một kỳ thi nào đó mà học để vận dụng trong công việc thực tế yêu cầu. Nếu bạn làm bài mà chưa ra thì nên kiên trì suy nghĩ và làm, đừng vội hỏi ai ngay mà hãy tự tìm và khắc phục, có như thế kết quả mới thực sự của bạn.
Kiên trì giúp bạn tự hiểu sâu bài toán và hiểu hàm đúng cách, nó cũng giúp bạn tăng tính chủ động trong giải quyết tình huống tương tự.
2. Học thuộc công thức hàm
Ngoài các thao tác trực tiếp khác, Excel còn đi sâu vào lĩnh vực lập trình giải nhiều bài toán chuyên dụng mà chúng cấu tạo từ các thành phần là các hàm.
Hàm trong Excel là một vấn đề rất quan trọng. Học thuộc hàm thì bạn nên học gì? Cách để nhớ nhanh nhất: Trước tiên học cú pháp của hàm, sau đến chức năng của hàm, sử dụng trong những trường hợp nào thì bạn mới có thể giải quyết được các bài toán một cách cụ thể. Với các hàm cơ bản và hay dùng nhất trong Excel, bạn phải ghi nhớ và thuộc lòng như “Bảng cửu chương” vậy. Các hàm này có trong nhiều tài liệu, không khó để bạn tra cứu.
Khi học hàm, bạn cũng nên có cách học phù hợp nhất với bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, lúc đầu học hàm theo ngạch ngang nhưng khi ôn tập hoặc vận dụng thì áp dụng theo ngạch dọc.
Ví dụ: Khi học nhóm hàm thống kê, bạn hiểu rõ cú pháp, chức năng và trong trường hợp nào dùng các hàm: Count, Sum, Average, Max, Min,…Khi học nhóm hàm cơ sở dữ liệu, bạn cũng tiến hành như thế với các hàm: Dcount, Dsum, DAverage, DMax, DMin,…đó là học theo ngạch ngang.
3. Làm nhiều bài toán về excel
Làm bài tập Excel cũng là vấn đề quan trọng nó giúp bạn nhớ lại các công thức đã học, giúp bạn thích nghi nhiều dạng bài toán trong Excel. Chỉ có làm bài tập, thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể làm được. Ban đầu, bạn làm bài tập minh họa theo công thức, chú ý lựa chọn cho mình bài tập dễ nhất, chỉ là để vận dụng và học thuộc hàm mà thôi. Sau đó đã làm chắc, bạn làm các bài tập khó có sự kết hợp nhiều hàm khác.
4. Biết phân tích bài toán
Có đến 90% các bạn đã qua học Excel gặp phải trường hợp là: Bạn học thuộc hàm rất chi tiết nhưng không biết vận dụng vào bài toán hoặc hiểu bài toán nhưng không thuộc hàm để vận dụng.
Học thuộc hàm trong excel là yếu tố quan trọng hàng đầu mỗi khi học Excel. Khi thuộc hàm trong đầu rồi thì mới có thể giải quyết bài toán và tất nhiên, đạt được ở mức độ nào còn phải biết phân tích bài toán để vận dụng công thức đã thuộc.
Để phân tích bài toán tốt bạn nên đọc kỹ và chú ý đến các từ chốt trong bài toán. Từ chốt trong bài toán là gì? Nó là những từ đưa ra con đường cho bạn giải quyết bài toán nhanh. Như trong bài có từ và, hoặc, tham chiếu, nếu thì… tương ứng là AND, OR, Vlookup, Hlookup, If….
Đối với những bài phải có sự lựa chọn 1 trong nhiều công thức hoặc yêu cầu kết hợp các nhóm công thức, bạn bắt đầu phân tích để áp dụng theo ngạch dọc.
Ví dụ: Nếu yêu cầu có từ chốt là “Đếm”, bạn có ngạch dọc gồm: Count, CountA, CountBlank, CountIf, Dcount nên cần dựa vào các yêu cầu phụ để xác định đúng tên hàm cần dùng.
5. Biết bắt lỗi khi sai
Lỗi là một vấn đề rất quan trọng và cũng thường xuyên xảy ra, bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản mỗi khi sử dụng Excel. Nếu bạn gặp phải lỗi mà bạn không hiểu đó là lỗi gì thì bạn sẽ không bao giờ khắc phục được. Vậy cuối cùng để học Excel tốt, bạn hãy học thuộc một số lỗi Excel để khắc phục được nhanh nhất.
Ngoài các thao tác trực tiếp khác, Excel còn đi sâu vào lĩnh vực lập trình giải nhiều bài toán chuyên dụng mà chúng cấu tạo từ các thành phần là các hàm.
Hàm trong Excel là một vấn đề rất quan trọng. Học thuộc hàm thì bạn nên học gì? Cách để nhớ nhanh nhất: Trước tiên học cú pháp của hàm, sau đến chức năng của hàm, sử dụng trong những trường hợp nào thì bạn mới có thể giải quyết được các bài toán một cách cụ thể. Với các hàm cơ bản và hay dùng nhất trong Excel, bạn phải ghi nhớ và thuộc lòng như “Bảng cửu chương” vậy. Các hàm này có trong nhiều tài liệu, không khó để bạn tra cứu.
Khi học hàm, bạn cũng nên có cách học phù hợp nhất với bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, lúc đầu học hàm theo ngạch ngang nhưng khi ôn tập hoặc vận dụng thì áp dụng theo ngạch dọc.
Ví dụ: Khi học nhóm hàm thống kê, bạn hiểu rõ cú pháp, chức năng và trong trường hợp nào dùng các hàm: Count, Sum, Average, Max, Min,…Khi học nhóm hàm cơ sở dữ liệu, bạn cũng tiến hành như thế với các hàm: Dcount, Dsum, DAverage, DMax, DMin,…đó là học theo ngạch ngang.
3. Làm nhiều bài toán về excel
Làm bài tập Excel cũng là vấn đề quan trọng nó giúp bạn nhớ lại các công thức đã học, giúp bạn thích nghi nhiều dạng bài toán trong Excel. Chỉ có làm bài tập, thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể làm được. Ban đầu, bạn làm bài tập minh họa theo công thức, chú ý lựa chọn cho mình bài tập dễ nhất, chỉ là để vận dụng và học thuộc hàm mà thôi. Sau đó đã làm chắc, bạn làm các bài tập khó có sự kết hợp nhiều hàm khác.
4. Biết phân tích bài toán
Có đến 90% các bạn đã qua học Excel gặp phải trường hợp là: Bạn học thuộc hàm rất chi tiết nhưng không biết vận dụng vào bài toán hoặc hiểu bài toán nhưng không thuộc hàm để vận dụng.
Học thuộc hàm trong excel là yếu tố quan trọng hàng đầu mỗi khi học Excel. Khi thuộc hàm trong đầu rồi thì mới có thể giải quyết bài toán và tất nhiên, đạt được ở mức độ nào còn phải biết phân tích bài toán để vận dụng công thức đã thuộc.
Để phân tích bài toán tốt bạn nên đọc kỹ và chú ý đến các từ chốt trong bài toán. Từ chốt trong bài toán là gì? Nó là những từ đưa ra con đường cho bạn giải quyết bài toán nhanh. Như trong bài có từ và, hoặc, tham chiếu, nếu thì… tương ứng là AND, OR, Vlookup, Hlookup, If….
Đối với những bài phải có sự lựa chọn 1 trong nhiều công thức hoặc yêu cầu kết hợp các nhóm công thức, bạn bắt đầu phân tích để áp dụng theo ngạch dọc.
Ví dụ: Nếu yêu cầu có từ chốt là “Đếm”, bạn có ngạch dọc gồm: Count, CountA, CountBlank, CountIf, Dcount nên cần dựa vào các yêu cầu phụ để xác định đúng tên hàm cần dùng.
5. Biết bắt lỗi khi sai
Lỗi là một vấn đề rất quan trọng và cũng thường xuyên xảy ra, bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản mỗi khi sử dụng Excel. Nếu bạn gặp phải lỗi mà bạn không hiểu đó là lỗi gì thì bạn sẽ không bao giờ khắc phục được. Vậy cuối cùng để học Excel tốt, bạn hãy học thuộc một số lỗi Excel để khắc phục được nhanh nhất.
| Lỗi | Giải thích |
| #DIV/0! | Trong công thức có chứa phép chia cho 0 hoặc chia rỗng |
| #NAME? | Tên hàm sai hay tham chiếu hay thiếu dấu nháy |
| #N/A | Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả. |
| #NULL! | Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của hai vùng mà hai vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng. |
| #NUM! | Liên quan đến giá trị, ví dụ dùng nhầm số âm trong khi phải dùng số dương. |
| #REF! | Tham chiếu bị lỗi, thường do ô tham chiếu trong hàm bị xóa |
| #VALUE! | Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng. |
Tất nhiên, ngoài áp dụng các phương pháp học Excel trên đây, bạn cũng tự tìm ra cho mình phương pháp phù hợp để giải quyết được tốt nhất các yêu cầu của Excel trong thi cử và thực tế.
Tác giả bài viết: GV. Phạm Thị Hường
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
Thông báo - Kế hoạch
Tài liệu - Văn bản
Ảnh hoạt động
-
Thực tập tại Nhật bản
Hình ảnh sinh viên tham gia thực tập, trải nghiệm tại Nhật Bản
-
Tiếp sức mùa thi 2022
Một số hình ảnh hoạt động tiếp sức mùa thi năm 2022 của sinh viên.